Szkoła to jednostka organizacyjna gminy lub powiatu — wdrożenie EZD RP najczęściej organizowane jest centralnie przez organ prowadzący. Po stronie szkoły kluczowe jest: przygotowanie sekretariatu, dyrektora i kluczowych użytkowników, dostosowanie własnej instrukcji kancelaryjnej, integracja z dziennikiem elektronicznym (jeśli istnieje).
Kto w szkole będzie korzystać z EZD RP
- Dyrektor / wicedyrektor — dekretacja korespondencji, podpisywanie dokumentów
- Sekretarz / sekretariat — RPW, rejestracja korespondencji, obsługa kancelarii
- Pracownicy administracyjni — kadry, księgowość, zamówienia
- Nauczyciele — typowo ograniczony dostęp (np. odbiór własnej korespondencji służbowej)
- Pedagog / psycholog — opinie, wnioski o pomoc psychologiczno-pedagogiczną
Liczba aktywnych użytkowników: typowo 5-15 w małej szkole, 15-40 w dużej (zespół szkół).
Specyfika dokumentacji szkolnej
- Akta osobowe uczniów — wnioski o przyjęcie, opinie, decyzje administracyjne
- Akta osobowe pracowników — kadry (typowo trzymane w odrębnym systemie kadrowo-płacowym, ale formalna korespondencja przez EZD)
- Korespondencja z kuratorium / organ prowadzącym
- Wnioski rodziców — zwolnienia, opinie, prośby
- Dokumenty rady pedagogicznej, samorządu uczniowskiego, rady rodziców
- Archiwum szkolne — dokumentacja przebiegu nauczania (wieloletnia retencja)
Co szkoła musi przygotować
- Aktualna instrukcja kancelaryjna szkoły (zgodna z wymogami JRWA)
- Lista użytkowników z rolami (dyrektor, sekretarz, nauczyciele z dostępem)
- Skrzynka doręczeniowa szkoły aktywna w BAE
- Decyzja, jak traktować dokumentację rekrutacyjną (czy w EZD, czy w systemie rekrutacji)
- Procedura archiwizacji — szkoły mają specyficzne wymogi długiej retencji
- Czas na szkolenie sekretariatu (1-2 dni) i dyrektora (0,5 dnia)
Jaka jest rola organu prowadzącego
W modelu Private SaaS organ prowadzący (gmina lub powiat) zwykle:
- Wybiera dostawcę i model wdrożenia
- Zapewnia infrastrukturę i administrację techniczną
- Konfiguruje strukturę szkoły jako podmiotu w EZD RP
- Pomaga w szkoleniach (centralnie lub finansuje)
- Pokrywa koszty wdrożenia i utrzymania (lub dzieli proporcjonalnie)
Szkoła odpowiada za: przyjęcie nowego sposobu pracy, dostosowanie procedur wewnętrznych, wytypowanie koordynatora wdrożenia.
Najczęstsze ryzyka w szkołach
- Opór sekretariatu — często długoletnia praca w 'starym sposobie'
- Brak czasu sekretariatu na szkolenie — szkolenia muszą być dopasowane do roku szkolnego
- Niezrozumienie roli EZD vs dziennik elektroniczny — pojawiają się próby duplikowania pracy
- Brak koordynacji z innymi szkołami w gminie/powiecie
- Pomijanie szkolenia dyrektora — bez tego nie nauczy się dekretacji i podpisywania
Pomożemy ocenić, co Wasza szkoła musi przygotować i jak skoordynować się z organem prowadzącym.
Sprawdź gotowośćNajczęstsze pytania
Czy mała szkoła (do 100 uczniów) musi wdrażać EZD RP?
Tak — obowiązek z 2028 r. obejmuje wszystkie placówki oświatowe (jako jednostki organizacyjne JST). W praktyce wdrożenie organizowane centralnie przez gminę/powiat.
Czy nauczyciele muszą używać EZD RP?
Nauczyciele typowo nie pracują codziennie w EZD — ale powinni mieć dostęp do swojej korespondencji służbowej (np. opinie, decyzje, korespondencja z kuratorium). Zakres dostępu zależy od decyzji dyrektora.
Czy EZD RP integruje się z dziennikami (Librus, Vulcan)?
Niektórzy dostawcy dzienników mają konektory do EZD RP przez API — pozwala to np. automatycznie generować dokumenty z dziennika do EZD. Dostępność zależy od dostawcy dziennika.