Szkoła to jednostka organizacyjna gminy lub powiatu — wdrożenie EZD RP najczęściej organizowane jest centralnie przez organ prowadzący. Po stronie szkoły kluczowe jest: przygotowanie sekretariatu, dyrektora i kluczowych użytkowników, dostosowanie własnej instrukcji kancelaryjnej, integracja z dziennikiem elektronicznym (jeśli istnieje).
Kto w szkole będzie korzystać z EZD RP
- Dyrektor / wicedyrektor — dekretacja korespondencji, podpisywanie dokumentów
- Sekretarz / sekretariat — RPW, rejestracja korespondencji, obsługa kancelarii
- Pracownicy administracyjni — kadry, księgowość, zamówienia
- Nauczyciele — typowo ograniczony dostęp (np. odbiór własnej korespondencji służbowej)
- Pedagog / psycholog — opinie, wnioski o pomoc psychologiczno-pedagogiczną
Liczba aktywnych użytkowników: typowo 5-15 w małej szkole, 15-40 w dużej (zespół szkół).
Specyfika dokumentacji szkolnej
- Akta osobowe uczniów — wnioski o przyjęcie, opinie, decyzje administracyjne
- Akta osobowe pracowników — kadry (typowo trzymane w odrębnym systemie kadrowo-płacowym, ale formalna korespondencja przez EZD)
- Korespondencja z kuratorium / organ prowadzącym
- Wnioski rodziców — zwolnienia, opinie, prośby
- Dokumenty rady pedagogicznej, samorządu uczniowskiego, rady rodziców
- Archiwum szkolne — dokumentacja przebiegu nauczania (wieloletnia retencja)
Co szkoła musi przygotować
- Aktualna instrukcja kancelaryjna szkoły (zgodna z wymogami JRWA)
- Lista użytkowników z rolami (dyrektor, sekretarz, nauczyciele z dostępem)
- Skrzynka doręczeniowa szkoły aktywna w BAE
- Decyzja, jak traktować dokumentację rekrutacyjną (czy w EZD, czy w systemie rekrutacji)
- Procedura archiwizacji — szkoły mają specyficzne wymogi długiej retencji
- Czas na szkolenie sekretariatu (1-2 dni) i dyrektora (0,5 dnia)
Jaka jest rola organu prowadzącego
W modelu Private SaaS organ prowadzący (gmina lub powiat) zwykle:
- Wybiera dostawcę i model wdrożenia
- Zapewnia infrastrukturę i administrację techniczną
- Konfiguruje strukturę szkoły jako podmiotu w EZD RP
- Pomaga w szkoleniach (centralnie lub finansuje)
- Pokrywa koszty wdrożenia i utrzymania (lub dzieli proporcjonalnie)
Szkoła odpowiada za: przyjęcie nowego sposobu pracy, dostosowanie procedur wewnętrznych, wytypowanie koordynatora wdrożenia.
Najczęstsze ryzyka w szkołach
- Opór sekretariatu — często długoletnia praca w 'starym sposobie'
- Brak czasu sekretariatu na szkolenie — szkolenia muszą być dopasowane do roku szkolnego
- Niezrozumienie roli EZD vs dziennik elektroniczny — pojawiają się próby duplikowania pracy
- Brak koordynacji z innymi szkołami w gminie/powiecie
- Pomijanie szkolenia dyrektora — bez tego nie nauczy się dekretacji i podpisywania
- EZD RP — gov.pl →gov.pl / NASK
- Podręcznik użytkownika EZD RP →gov.pl / NASK
Pomożemy ocenić, co Wasza szkoła musi przygotować i jak skoordynować się z organem prowadzącym.
Sprawdź gotowośćNajczęstsze pytania
Czy mała szkoła (do 100 uczniów) musi wdrażać EZD RP?
Wymóg stosowania systemów klasy EZD od 2028 r. obejmuje wszystkie placówki oświatowe (jako jednostki organizacyjne JST). W praktyce wdrożenie organizowane centralnie przez gminę/powiat.
Czy nauczyciele muszą używać EZD RP?
Nauczyciele typowo nie pracują codziennie w EZD — ale powinni mieć dostęp do swojej korespondencji służbowej (np. opinie, decyzje, korespondencja z kuratorium). Zakres dostępu zależy od decyzji dyrektora.
Czy EZD RP integruje się z dziennikami (Librus, Vulcan)?
Niektórzy dostawcy dzienników mają konektory do EZD RP przez API — pozwala to np. automatycznie generować dokumenty z dziennika do EZD. Dostępność zależy od dostawcy dziennika.