Archiwizacja w EZD RP — paczka archiwalna, ADE, eksport do AP

Po zakończeniu sprawy dokumentacja trafia do archiwum zakładowego, a po upływie wymaganego czasu (zgodnie z JRWA) — do Archiwum Państwowego. EZD RP wspiera ten proces przez generowanie paczek archiwalnych w formacie ADE (Archiwalna Dokumentacja Elektroniczna).

Cykl życia dokumentacji

Sprawa zakończona w EZD RP — dokumentacja zamknięta
Archiwum zakładowe — okres przechowywania w jednostce (zgodnie z kategorią archiwalną JRWA)
Brakowanie (dla kategorii B) — niszczenie po upływie retencji
Przekazanie do AP (dla kategorii A i wybranych B) — eksport paczki ADE do Archiwum Państwowego

Format ADE

ADE (Archiwalna Dokumentacja Elektroniczna) to format zdefiniowany przez NDAP do przekazywania dokumentów elektronicznych do AP. Paczka ADE zawiera:

Dokumenty (PDF/A, XML, inne)
Metadane sprawy (kto, kiedy, co)
Strukturę katalogową odpowiadającą JRWA
Plik manifestu opisujący zawartość
Podpisy elektroniczne potwierdzające autentyczność

Eksport z EZD RP

Archiwista wybiera sprawy do eksportu (zgodnie z planem przekazań do AP)
EZD RP generuje paczkę ADE
Paczka jest weryfikowana (kompletność, podpisy, struktura)
Przekazanie do AP zgodnie z procedurą (najczęściej przez ePUAP / e-Doręczenia)
Po potwierdzeniu odbioru — usunięcie z aktywnego systemu (zgodnie z prawem)

Kategoria A vs B

Kategoria A = akta archiwalne, przechowywane wieczyście (przekazywane do AP). Kategoria B = akta o ograniczonej retencji (np. B5 = 5 lat, B25 = 25 lat). Po upływie czasu — brakowanie (zniszczenie).

Brakowanie

Dla kategorii B po upływie retencji następuje brakowanie — formalna procedura zniszczenia dokumentacji. Wymaga zatwierdzenia komisji brakowniczej i protokołu. EZD RP wspiera generowanie list dokumentów do brakowania.

Coroczne zadania archiwisty

Identyfikacja spraw do przekazania do AP (kategoria A)
Generowanie paczek ADE
Weryfikacja kompletności
Przekazanie do AP
Identyfikacja dokumentów do brakowania (kategoria B z upływem retencji)
Sporządzenie spisu dokumentów do brakowania
Zatwierdzenie komisji brakowniczej
Wykonanie brakowania (usunięcie z systemu)

Źródła oficjalne

Konsultacja procesów archiwizacji

Pomożemy zaprojektować procedury archiwizacji zgodne z EZD RP i wymogami AP.

Umów konsultację

Najczęstsze pytania

Czy każda jednostka musi przekazywać dokumenty do AP?

Tak — jednostki sektora publicznego mają obowiązek przekazywania dokumentacji kategorii A do właściwego Archiwum Państwowego po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym.

Czy mogę archiwizować EZD RP wewnętrznie zamiast eksportu do AP?

Dokumenty kategorii A muszą trafić do AP — to wymóg ustawowy. Dokumenty kategorii B po brakowaniu są niszczone. Archiwum zakładowe to etap pośredni, nie docelowy.