JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) to klasyfikacja spraw obowiązująca w jednostce — każda sprawa musi być przypisana do jednej klasy JRWA. Klasa JRWA decyduje też o retencji archiwalnej (jak długo dokumenty są przechowywane).
Struktura JRWA
- Symbol — kod numeryczny (np. 0123)
- Hasło klasyfikacyjne — opis (np. 'Skargi i wnioski')
- Kategoria archiwalna — A (akta archiwalne, wieczyste) lub B (akta o ograniczonej retencji, np. B5, B25, BE10)
- Wskazówka klasyfikacyjna — kiedy używać tej klasy
JRWA przed wdrożeniem EZD RP
- Czy stosowany jest wykaz właściwy dla typu jednostki (gmina, powiat, województwo)
- Czy obejmuje wszystkie zadania, jakie jednostka realizuje
- Czy klasy są używane jednoznacznie (jeden typ sprawy → jedna klasa, nie kilka)
- Czy wcześniejsze uzupełnienia zostały wprowadzone zarządzeniem i uzgodnione z archiwum państwowym
- Czy retencja jest przypisana do każdej klasy końcowej
Praktyka codzienna
- Przy zakładaniu sprawy użytkownik wybiera klasę JRWA z listy
- Klasa determinuje numer sprawy (klasa.numer.rok)
- Po zakończeniu sprawy retencja JRWA decyduje, kiedy dokumenty trafiają do archiwum
Rozszerzanie JRWA
Wykaz akt można uzupełniać o nowe klasy, jeżeli jest to niezbędne do klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji dziesiętnej. W JST robi to wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda — zarządzeniem, w porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego właściwego dla siedziby (art. 6 ust. 2d ustawy archiwalnej). Po uzgodnieniu zmianę wprowadza się w EZD RP. Nie usuwaj klas, w których są sprawy — dezaktywuj.
- Podręcznik użytkownika EZD RP →gov.pl / NASK
Pomożemy zaktualizować JRWA przed wdrożeniem EZD RP — z formalnym dokumentem do zarządzenia.
Umów konsultację