RPW (Rejestr Przesyłek Wpływających) to rejestr każdego dokumentu, który wpływa do urzędu — niezależnie od formy (papier, e-mail, e-Doręczenia, KSeF). W EZD RP RPW jest centralnym punktem, do którego trafia korespondencja przed dekretacją.
Trzy ścieżki rejestracji
- Ręczna — kancelaria skanuje papierowy dokument, wprowadza metadane, dołącza skan
- Automatyczna z e-Doręczeń — przychodząca wiadomość trafia bezpośrednio do RPW
- Automatyczna z KSeF — faktury pobierane co 15 min, automatycznie rejestrowane
- Przez API — z systemu zewnętrznego (np. system rekrutacji, FK)
Wymagane metadane
- Numer RPW — generowany automatycznie (sekwencyjnie, w roku)
- Data wpływu — dzień rejestracji
- Nadawca — osoba/instytucja
- Typ przesyłki — list polecony, e-mail, e-Doręczenie, KSeF, osobiście
- Tytuł / opis — krótki opis treści
- Załączniki — skan / plik elektroniczny
- Klasa JRWA (do uzupełnienia w dekretacji)
RPW a sprawa
Dokument w RPW może być włączony do istniejącej sprawy (jeśli już jest) lub być powodem założenia nowej sprawy (np. wniosek obywatela). Decyzja zwykle następuje na etapie dekretacji.
Numer sprawy ≠ numer RPW
Dokument ma numer RPW (np. RPW.2026.001234), a sprawa ma osobny numer (np. WD.II.0123.5.2026). RPW to identyfikator wpływu, sprawa to identyfikator postępowania administracyjnego.Dobre praktyki kancelarii
- Każdy dokument rejestrowany w dniu wpływu (nie 'jutro')
- Skan ma czytelną jakość (300 dpi, OCR jeśli potrzeba)
- Tytuł opisowy (nie 'pismo' — lecz 'wniosek X o zezwolenie na Y')
- Załączniki opisane (jeśli np. 5 załączników, rejestrujemy każdy)
- Sprawdzanie duplikatów (zwłaszcza dla automatycznie rejestrowanych z KSeF)
Źródła oficjalne
Sprawdzone: 30 maja 2026
- Podręcznik użytkownika EZD RP →gov.pl / NASK
- EZD RP — gov.pl →gov.pl / NASK
Audyt procesu RPW
Sprawdzimy, czy procesy kancelaryjne są optymalne i zgodne z instrukcją kancelaryjną.
Umów audytWsparcie wdrożeniowe
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu lub konfiguracji? Skontaktuj się z zespołem Lynx360 — bezpłatna pierwsza konsultacja.
Powiązane źródła oficjalne
Najczęstsze pytania
Czy RPW musi być prowadzony w EZD?
Po wdrożeniu EZD RP — tak. Dwoisty rejestr (papier + elektroniczny) prowadzi do błędów. Wszystko trafia do EZD.
Co z historycznymi rejestrami papierowymi?
Pozostają jako archiwalne. Nowe wpływy od daty wdrożenia EZD RP — wszystkie w EZD.