Kancelaria

RPW w EZD RP — Rejestr Przesyłek Wpływających w praktyce

Co to jest RPW, jak działa w EZD RP, jak rejestrować dokumenty (ręcznie, automatycznie z KSeF / e-Doręczeń, przez API), jak prowadzić rejestr zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

Stan na 2026-05-13 • Bazujemy na oficjalnych źródłach NASK / gov.pl

RPW (Rejestr Przesyłek Wpływających) to rejestr każdego dokumentu, który wpływa do urzędu — niezależnie od formy (papier, e-mail, e-Doręczenia, KSeF). W EZD RP RPW jest centralnym punktem, do którego trafia korespondencja przed dekretacją.

Trzy ścieżki rejestracji

  • Ręczna — kancelaria skanuje papierowy dokument, wprowadza metadane, dołącza skan
  • Automatyczna z e-Doręczeń — przychodząca wiadomość trafia bezpośrednio do RPW
  • Automatyczna z KSeF — faktury pobierane co 15 min, automatycznie rejestrowane
  • Przez API — z systemu zewnętrznego (np. system rekrutacji, FK)

Wymagane metadane

  • Numer RPW — generowany automatycznie (sekwencyjnie, w roku)
  • Data wpływu — dzień rejestracji
  • Nadawca — osoba/instytucja
  • Typ przesyłki — list polecony, e-mail, e-Doręczenie, KSeF, osobiście
  • Tytuł / opis — krótki opis treści
  • Załączniki — skan / plik elektroniczny
  • Klasa JRWA (do uzupełnienia w dekretacji)

RPW a sprawa

Dokument w RPW może być włączony do istniejącej sprawy (jeśli już jest) lub być powodem założenia nowej sprawy (np. wniosek obywatela). Decyzja zwykle następuje na etapie dekretacji.

Numer sprawy ≠ numer RPW
Dokument ma numer RPW (np. RPW.2026.001234), a sprawa ma osobny numer (np. WD.II.0123.5.2026). RPW to identyfikator wpływu, sprawa to identyfikator postępowania administracyjnego.
Dobre praktyki kancelarii
  • Każdy dokument rejestrowany w dniu wpływu (nie 'jutro')
  • Skan ma czytelną jakość (300 dpi, OCR jeśli potrzeba)
  • Tytuł opisowy (nie 'pismo' — lecz 'wniosek X o zezwolenie na Y')
  • Załączniki opisane (jeśli np. 5 załączników, rejestrujemy każdy)
  • Sprawdzanie duplikatów (zwłaszcza dla automatycznie rejestrowanych z KSeF)
Źródła oficjalne
Audyt procesu RPW

Sprawdzimy, czy procesy kancelaryjne są optymalne i zgodne z instrukcją kancelaryjną.

Umów audyt

Najczęstsze pytania

Czy RPW musi być prowadzony w EZD?

Po wdrożeniu EZD RP — tak. Dwoisty rejestr (papier + elektroniczny) prowadzi do błędów. Wszystko trafia do EZD.

Co z historycznymi rejestrami papierowymi?

Pozostają jako archiwalne. Nowe wpływy od daty wdrożenia EZD RP — wszystkie w EZD.

Czytaj dalej

Kancelaria
JRWA w EZD RP — Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt w praktyce
JRWA to klasyfikacja spraw obowiązująca w jednostce. Jak zaktualizować JRWA przed wdrożeniem EZD RP, jak go używać w codziennej pracy, jak rozszerzać.
API
Dodawanie dokumentu do RPW przez API EZD RP
Krok po kroku: jak dodać dokument do Rejestru Przesyłek Wpływających w EZD RP przez API REST. Sekwencja wywołań, obsługa metadanych, najczęstsze błędy.
Wdrożenie
Wdrożenie EZD RP krok po kroku — przewodnik dla urzędu
Pełny proces wdrożenia EZD RP — od decyzji i audytu, przez konfigurację i integracje, po szkolenia i start produkcyjny. Etapy, role w zespole, ryzyka, harmonogram.