Skład chronologiczny to forma porządkowania dokumentacji, która nie tworzy odrębnych spraw — np. korespondencja informacyjna, materiały robocze, kopie pism. EZD RP wspiera skład chronologiczny jako jedną z form klasyfikacji.
Kiedy stosować skład chronologiczny
- Korespondencja informacyjna (newslettery branżowe, komunikaty NSA)
- Kopie pism do wiadomości (gdy oryginał trafia gdzie indziej)
- Materiały konferencyjne, szkoleniowe — jako referencja
- Dokumenty pomocnicze, niewymagające osobnej sprawy
Kiedy NIE stosować
- Każdy dokument inicjujący postępowanie administracyjne — to sprawa
- Wnioski obywateli — to sprawa
- Faktury — najczęściej osobna sprawa lub klasa JRWA dla faktur
- Korespondencja wymagająca odpowiedzi — to sprawa
Skład ≠ ucieczka od JRWA
Częsty błąd: wrzucanie wszystkiego trudnego do sklasyfikowania w skład chronologiczny. Skutek: niewłaściwa retencja, problemy w kontroli archiwistów. Skład chronologiczny stosuj tylko zgodnie z opisem.Retencja składu chronologicznego
Materiały w składzie chronologicznym mają zwykle krótszą retencję niż akta sprawowe — typowo B5 (5 lat) lub Bc (zniszczenie po wykorzystaniu). Dokładna retencja zależy od typu i powinna być zdefiniowana w instrukcji kancelaryjnej.
Reguły dla kancelarii
- Każdy dokument w składzie chronologicznym ma klasę JRWA (najczęściej dedykowana klasa dla składu)
- Tytuł opisowy — by w archiwum dało się odnaleźć
- Skład chronologiczny audytowany raz na pół roku (czy nie ma tam dokumentów, które powinny być sprawami)
Audyt zarządzania korespondencją
Sprawdzimy, czy procesy kancelarii są zgodne z instrukcją kancelaryjną.
Umów audyt