Od 23 stycznia 2026 r. EZD RP automatycznie pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur i rejestruje je w RPW. Konfiguracja wymaga certyfikatu KSeF, konta technicznego i odpowiednich uprawnień w EZD RP. Po prawidłowej konfiguracji faktury pojawiają się w EZD RP co 15 minut.
Co trzeba przygotować
- Certyfikat KSeF — generowany w KSeF wraz z kluczem prywatnym (proces po stronie KSeF)
- Konto techniczne KSeF — dedykowane konto do automatycznego pobierania faktur
- Uprawnienie 'Administracja KSeF' w EZD RP — typowo dla administratora systemu
- Dostęp internetowy z serwerów EZD RP do KSeF (wymagane otwarcie firewall)
- Decyzja, jak traktować faktury — czy każda od razu trafia do dekretacji, czy do osobnego workflow
Krok po kroku — konfiguracja
- KSeF: wygenerowanie certyfikatu — w KSeF, w panelu administracyjnym, generujemy certyfikat z kluczem prywatnym. Pobieramy plik (typowo .p12) i hasło.
- KSeF: utworzenie konta technicznego — konto, które będzie automatycznie pobierało faktury. Nadajemy mu uprawnienia do odczytu faktur danej organizacji.
- EZD RP: nadanie uprawnienia 'Administracja KSeF' — administrator systemu nadaje to uprawnienie sobie lub wybranej osobie.
- EZD RP: konfiguracja integracji KSeF — w panelu administracyjnym wprowadzamy: NIP organizacji, certyfikat KSeF (wgrany plik), hasło certyfikatu, identyfikator konta technicznego.
- EZD RP: test połączenia — w panelu klikamy 'Testuj połączenie' lub uruchamiamy ręczne pobieranie. Powinniśmy zobaczyć potwierdzenie.
- EZD RP: aktywacja automatycznego pobierania — od tej chwili EZD RP pobiera faktury co 15 min.
KSeF w wersji A i B EZD RP
EZD RP istnieje w dwóch wariantach: wersja A (oryginalna, podstawowa) i wersja B (rozszerzona o niektóre funkcje, m.in. dotyczące e-Doręczeń i obsługi specyficznych workflow). Konfiguracja KSeF jest w obu wariantach koncepcyjnie identyczna, ale interfejs i niektóre kroki mogą się różnić — sprawdzaj aktualną dokumentację dla swojej wersji.
KSeF nie pobiera faktur — diagnostyka
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Brak nowych faktur w RPW | Konto techniczne nie ma uprawnień | W KSeF: czy konto techniczne ma uprawnienie do odczytu faktur danej organizacji |
| Błąd 401/403 w logach EZD RP | Wygasł certyfikat lub błędne hasło | Wygenerować nowy certyfikat w KSeF, wgrać do EZD RP |
| Błąd timeout / network | Firewall blokuje ruch do KSeF | Upewnić się, że serwery EZD RP mają dostęp do api.ksef.mf.gov.pl |
| Faktury są, ale w 'błędnym' obiegu | Konfiguracja workflow w EZD RP | Sprawdzić, do jakiego punktu obiegu trafiają faktury z KSeF (RPW → dekretacja vs RPW → komórka FK) |
| Pobiera tylko stare faktury | Niewłaściwy zakres dat w konfiguracji | Sprawdzić ustawienia 'pobieranie od dnia' w panelu integracji |
Kto powinien skonfigurować KSeF — kompetencje
- Administrator EZD RP — wpisuje certyfikat, hasło, parametry techniczne
- Osoba z dostępem do KSeF (zwykle księgowa lub osoba z uprawnieniami) — generuje certyfikat, tworzy konto techniczne
- Sieć / IT — otwiera firewall do api.ksef.mf.gov.pl
- Zwykle to 3 różne osoby — wymaga koordynacji
Checklista przygotowania KSeF
- Czy księgowa ma już dostęp do KSeF i potrafi generować certyfikaty
- Czy administrator EZD RP wie, gdzie w panelu konfiguruje się KSeF
- Czy IT otworzyło firewall do api.ksef.mf.gov.pl
- Czy mamy procedurę reakcji, gdy faktura przyjdzie poza godzinami pracy
- Czy wiemy, do której komórki FK powinny domyślnie trafiać faktury
- Czy uzgodniliśmy, kto codziennie sprawdza, czy faktury się pobierają (monitoring)
- FAQ KSeF — gov.pl →KSeF — MF
- Podręcznik użytkownika EZD RP →gov.pl / NASK
- KSeF — strona główna gov.pl →KSeF — MF
- EZD RP — aktualności o KSeF →gov.pl / NASK
Pełna konfiguracja certyfikatów, kont technicznych, integracji w wersji A i B. Diagnostyka problemów z pobieraniem.
Umów konsultacjęNajczęstsze pytania
Czy konfigurację KSeF musi robić księgowa?
Nie — konfigurację po stronie EZD RP robi administrator systemu (z uprawnieniem 'Administracja KSeF'). Księgowa potrzebuje natomiast wygenerować certyfikat i utworzyć konto techniczne po stronie KSeF.
Co z fakturami sprzed integracji?
Faktury wystawione przed uruchomieniem integracji nie są retroaktywnie pobierane do EZD RP. Od momentu konfiguracji KSeF zaczyna pobierać tylko nowe faktury. Stare można pobrać ręcznie z KSeF, jeśli to konieczne.
Czy KSeF działa też w SaaS EZD RP?
Tak — integracja KSeF jest dostępna w obu modelach (SaaS i on-premise). W SaaS konfiguracja jest tym samym procesem, tylko serwery EZD RP są w infrastrukturze dostawcy.
Co, jeśli używamy zewnętrznego systemu FK?
Faktura z KSeF trafia do EZD RP, dalej możesz ją zsynchronizować z systemem FK przez API EZD RP (lub eksport). Wiele systemów FK ma już gotowe konektory do EZD RP.
Co z fakturami w trybie offline (np. KSeF awaryjny tryb)?
EZD RP obsługuje także faktury wystawione w trybie offline w KSeF — pojawią się w RPW po odzyskaniu połączenia z KSeF.