Skuteczne wdrożenie EZD RP wymaga formalnego zespołu z trzema warstwami: komitet sterujący (decyzje strategiczne), zespół projektowy (operacyjny, codzienna praca), koordynatorzy wydziałowi (most do użytkowników).
Trzy warstwy zespołu
Komitet sterujący — sponsor projektu (sekretarz/dyrektor), przedstawiciel IT, przedstawiciel kancelarii. Spotyka się raz w miesiącu, podejmuje decyzje strategiczne i eskaluje ryzyka.
Zespół projektowy — kierownik wdrożenia, administrator systemu, koordynator kancelaryjny, ewentualnie konsultant zewnętrzny. Pracuje codziennie nad konfiguracją, integracjami, szkoleniami.
Koordynatorzy wydziałowi — po jednej osobie z każdej komórki organizacyjnej. Pierwszy kontakt dla użytkowników w wydziale, pomagają w adopcji, zbierają zgłoszenia.
Macierz ról RACI
| Zadanie | Komitet | Kierownik | Administrator | Koordynator kancelarii | Koordynator wydz. |
|---|---|---|---|---|---|
| Decyzja o modelu wdrożenia | A | R | C | C | I |
| Konfiguracja techniczna | I | A | R | C | I |
| Konfiguracja JRWA | I | A | C | R | C |
| Szkolenia użytkowników | I | R | C | C | C/R |
| Migracja danych | I | A | R | C | I |
| Komunikacja zmiany | A | R | I | C | C/R |
R = Responsible (wykonuje), A = Accountable (odpowiada), C = Consulted (konsultowany), I = Informed (informowany).
- Ustalenie sponsora (kto formalnie odpowiada za projekt)
- Wytypowanie kierownika wdrożenia (z czasem na projekt min. 1-2 dni/tydzień)
- Wybór administratora systemu (wewnętrzny vs zewnętrzny)
- Identyfikacja koordynatorów we wszystkich wydziałach
- Ustalenie kanału komunikacji w zespole (Teams, Slack, lista mailowa)
- Podręcznik użytkownika EZD RP →gov.pl / NASK
- EZD RP — gov.pl →gov.pl / NASK
Bezpłatna ocena gotowości — wskażemy, kogo brakuje i jak rozdzielić role.
Sprawdź gotowośćNajczęstsze pytania
Czy administrator systemu musi być wewnętrzny?
Nie — może być zewnętrzny (firma wdrożeniowa). Ważne, by była przynajmniej jedna osoba w urzędzie znająca podstawową obsługę administracyjną — by uniknąć całkowitej zależności.
Ile osób musi być w zespole?
Minimum 3-5 osób formalnie wyznaczonych + koordynatorzy wydziałowi (po 1 z każdej komórki). Dla małej gminy: 5-10 osób łącznie. Dla powiatu: 15-25 osób.
Czy radni / wójt powinni być w komitecie?
Wójt / starosta jako sponsor — tak. Radni — nie, chyba że wdrożenie wymaga uchwały rady (np. zmiana w instrukcji kancelaryjnej).