Audyt przedwdrożeniowy to 3-4 tygodnie pracy, które oszczędzają potem 3-4 miesiące błędów. Najczęściej pomijany etap — bo 'tracimy czas, można już zacząć'. W praktyce projekty rozpoczęte bez audytu kończą się przekroczeniem budżetu o 30-50%.
6 obszarów audytu
- Procesy kancelaryjne — czy obecna instrukcja kancelaryjna jest aktualna i stosowana w praktyce?
- JRWA — czy obecne JRWA jest aktualne, kompletne, dostosowane do struktury organizacyjnej?
- Wolumeny — ile dokumentów dziennie, ile spraw rocznie, ile użytkowników jednocześnie?
- Infrastruktura — czy mamy serwery (on-premise) lub łącze internetowe (SaaS), zespół IT, backup?
- Integracje — z czym łączymy: KSeF, e-Doręczenia, ePUAP, FK, system dziedzinowy?
- Migracja — co migrujemy z obecnego systemu (EZD PUW? komercyjny EZD? Excel?)?
Co dostajesz na koniec audytu
- Raport stanu obecnego (co mamy, co działa, co nie działa)
- Lista luk (co trzeba uzupełnić przed wdrożeniem)
- Rekomendacja modelu wdrożenia (SaaS / on-premise / Private SaaS)
- Wstępny harmonogram (z realnymi terminami)
- Wstępny budżet (3 lata: wdrożenie + utrzymanie)
- Lista ryzyk z planem mitygacji
Pytania, na które audyt powinien odpowiedzieć
- Czy mamy zespół zdolny do wdrożenia, czy potrzebujemy konsultanta zewnętrznego?
- Czy nasza obecna instrukcja kancelaryjna i JRWA pasują do EZD RP?
- Jakie integracje musimy uruchomić w pierwszej kolejności?
- Czy SaaS wystarczy, czy trzeba on-premise?
- Ile realnie kosztuje całe wdrożenie (3 lata)?
- Co jest największym ryzykiem — i jak je zminimalizować?
Źródła oficjalne
Audyt przedwdrożeniowy
Wykonamy audyt w 3-4 tygodnie — z konkretnym raportem i rekomendacjami.
Umów audytNajczęstsze pytania
Czy audyt można zrobić wewnętrznie?
Tak, jeśli macie kompetencje (audyt procesów + IT + JRWA). Wewnętrzny audyt jest tańszy, ale często mniej krytyczny — łatwo pominąć problemy, które są dla zespołu 'normą'.
Ile kosztuje audyt zewnętrzny?
Typowo 10-30 tys. zł dla małej-średniej jednostki, 30-70 tys. zł dla dużej. Inwestycja zwraca się w pierwszych 2-3 miesiącach wdrożenia (uniknięte błędy).