Przejście na EZD to nie jest decyzja techniczna, którą da się cofnąć restartem projektu. Kierownik podmiotu wskazuje zarządzeniem, który system wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw — a po wskazaniu systemu EZD ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
Podstawa prawna
Reguła wynika z § 1 ust. 3 i 4 instrukcji kancelaryjnej, czyli załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67). Ust. 3 daje kierownikowi kompetencję do wskazania systemu, ust. 4 zamyka drogę powrotną.
Kogo to dotyczy
Instrukcja kancelaryjna z załącznika nr 1 obowiązuje wprost organy gminy i związków międzygminnych, organy powiatu, organy samorządu województwa oraz organy zespolonej administracji rządowej w województwie — wraz z obsługującymi je urzędami. Podmioty te nie mają i nie mogą mieć własnej instrukcji kancelaryjnej: art. 6 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wyłącza je z obowiązku samodzielnego jej ustalania, a art. 6 ust. 2b nakazał wydać ją rozporządzeniem.
Jednostki spoza tego katalogu — szkoły, przedszkola, OPS, PCPR, ZGK, szpitale, uczelnie — ustalają własne przepisy kancelaryjne w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (art. 6 ust. 2). Zasada nieodwracalności działa u nich w brzmieniu przyjętym we własnej instrukcji.
Co dokładnie jest nieodwracalne
| Element | Czy można wycofać |
|---|---|
| Wskazanie EZD jako systemu podstawowego | Nie — ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne |
| Wykaz wyjątków (klasy prowadzone inaczej) | Tak — kierownik może go zmieniać kolejnym zarządzeniem |
| Zakres wdrożenia (które komórki startują pierwsze) | Tak — to decyzja projektowa, nie kancelaryjna |
| Dostawca wdrożenia lub model hostingu | Tak — sam system EZD RP jest bezpłatny i przenośny |
Wyjątki — wentyl bezpieczeństwa
Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania: określa klasy z wykazu akt, których będą dotyczyć, oraz system, w jakim będą prowadzone (§ 1 ust. 5 instrukcji). To najważniejsze narzędzie realnego planowania wdrożenia — nie trzeba przenosić wszystkiego naraz.
Wyjątki są dopuszczalne w trzech sytuacjach wskazanych w § 1 ust. 6:
- przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania dla określonych rodzajów dokumentacji, sprzeczny z wybranym systemem
- szczegółowe procesy dla masowo realizowanych elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane we wdrożonej instrukcji wewnętrznej (lub instrukcji uzgodnionej między podmiotami współrealizującymi usługę)
- istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania
Sprawy niezakończone w dniu przejścia
Instrukcja przewiduje dwie ścieżki dla spraw w toku (§ 1 ust. 7). Można założyć nową sprawę, odnotowując wzajemnie znaki sprawy starej i nowej, albo prowadzić akta dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia — wtedy odwzorowania cyfrowe napływających przesyłek traktuje się jako dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie. Wyboru dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, niezwłocznie informując archiwistę (§ 1 ust. 8).
Co zrobić przed wydaniem zarządzenia
- Sprawdzone, czy praktyka kancelaryjna odpowiada obowiązującej instrukcji
- Przejrzany wykaz akt — czy pokrywa wszystkie realizowane zadania
- Wyznaczony koordynator czynności kancelaryjnych
- Ustalony wykaz wyjątków wraz z uzasadnieniem dla każdej klasy
- Przeszkolona kancelaria i kierownicy komórek
- Ustalona ścieżka dla spraw niezakończonych (nowa sprawa czy dokończenie na papierze)
- Działający skład chronologiczny i skład informatycznych nośników danych
- Przetestowane e-Doręczenia i pozostałe kanały wpływu
- Podręcznik użytkownika EZD RP →gov.pl / NASK
Sprawdzimy gotowość jednostki i przygotujemy projekt zarządzenia wraz z wykazem wyjątków.
Umów konsultacjęNajczęstsze pytania
Czy można wrócić do systemu tradycyjnego po wdrożeniu EZD?
Nie. Zgodnie z § 1 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej (zał. nr 1 do rozporządzenia PRM z 18.01.2011) po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. Zmienić można natomiast wykaz wyjątków — czyli klasy z wykazu akt prowadzone w drugim systemie.
Kto podejmuje decyzję o wskazaniu systemu?
Kierownik podmiotu — w rozumieniu rozporządzenia jest nim odpowiednio wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki. Decyzja nie wymaga uchwały organu stanowiącego.
Czy da się wdrożyć EZD tylko w części urzędu?
Tak, ale nie przez ograniczenie zarządzenia do wybranych wydziałów. Narzędziem przewidzianym w przepisach jest wykaz wyjątków określony klasami z wykazu akt (§ 1 ust. 5 instrukcji) — wskazuje się w nim, które klasy będą prowadzone w systemie tradycyjnym mimo wybrania EZD jako podstawowego.
Co z dokumentacją spraw rozpoczętych przed przejściem?
Do wyboru są dwie ścieżki (§ 1 ust. 7): założenie nowej sprawy z wzajemnym odnotowaniem znaków albo dokończenie akt w systemie tradycyjnym. Decyduje kierownik komórki organizacyjnej, informując o tym archiwistę.
Czy zasada nieodwracalności dotyczy też szkoły albo OPS?
Pośrednio. Rozporządzenie z 2011 r. obejmuje organy JST i obsługujące je urzędy, a nie samorządowe jednostki organizacyjne. Szkoła, OPS czy ZGK ustalają własną instrukcję kancelaryjną w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych — i to jej treść przesądza o trybie zmiany systemu.