Zanim wybierzesz wykonawcę wdrożenia, zadaj te pytania. Odpowiedzi pomogą porównać oferty merytorycznie — nie tylko cenowo. Im konkretniejsze odpowiedzi, tym mniejsze ryzyko nieporozumień w trakcie projektu.
Doświadczenie wykonawcy
- Ile wdrożeń EZD RP wykonaliście w ostatnich 24 miesiącach?
- Czy macie referencje z jednostek o podobnej skali do naszej?
- Możemy zadzwonić do 2-3 referencyjnych klientów?
- Ilu macie certyfikowanych konsultantów EZD RP w zespole?
- Czy macie doświadczenie w naszym typie jednostki (gmina/powiat/szkoła/szpital)?
- Czy wdrażaliście już model X (SaaS/on-premise/Private SaaS), który nas interesuje?
Metodologia wdrożenia
- Jak wygląda standardowy harmonogram wdrożenia w jednostce naszej skali?
- Czy wykonujecie audyt przedwdrożeniowy? Co jest jego wynikiem?
- Kto dokładnie u Was prowadzi projekt (kierownik, jego doświadczenie)?
- Jak komunikujecie się z klientem (cykliczne spotkania, raporty)?
- Co robicie, gdy projekt przekracza pierwotny zakres?
- Jak rozwiązujecie eskalacje?
- Czy macie doświadczenie z migracją z EZD PUW / komercyjnych systemów?
- Jaki jest Wasz typowy zakres prac dla integracji KSeF / e-Doręczeń?
Koszty i kontrakt
- Co dokładnie obejmuje cena wdrożenia? (audyt, konfiguracja, integracje, szkolenia)
- Co NIE jest objęte ceną? (np. zakup sprzętu, licencje OS)
- Jakie są koszty ewentualnych zmian zakresu w trakcie projektu?
- Jakie są stawki za godzinę dodatkowych prac?
- Jakie są koszty wsparcia rocznego po wdrożeniu?
- Czy oferujecie różne pakiety wsparcia (basic / standard / premium)?
- Jaki jest standard SLA (czas reakcji, naprawy)?
- Co dzieje się, jeśli przekroczycie harmonogram?
- Czy macie kary umowne za opóźnienia?
Zespół po Waszej stronie
- Jakiego zaangażowania wymagacie od naszego zespołu (osobogodziny / tydzień)?
- Jakie role po naszej stronie są kluczowe?
- Jak długo trwa wdrażanie nowego administratora po Waszej stronie (jeśli się zmieni)?
- Co jeśli kluczowa osoba u Was odejdzie w trakcie projektu?
Bezpieczeństwo i zgodność
- Jak zapewniacie bezpieczeństwo danych w trakcie wdrożenia?
- Czy macie certyfikat ISO 27001 lub podobny?
- Jak postępujecie z danymi testowymi (czy używacie prawdziwych danych)?
- Jakie macie procedury w razie incydentu bezpieczeństwa?
- Czy podpisujecie umowę powierzenia przetwarzania (RODO)?
Po wdrożeniu
- Jakie jest standardowe wsparcie w pierwsze 30 dni po starcie?
- Co dokładnie obejmuje wsparcie roczne?
- Czy szkolenia dla nowych pracowników są objęte wsparciem?
- Jak reagujecie na nowe wersje EZD RP (aktualizacje)?
- Jak długo gwarantujecie wsparcie?
- Co dzieje się, jeśli zdecydujemy się przejść do innego dostawcy?
- Czy zapewniacie eksport danych i dokumentacji w razie zakończenia współpracy?
Czerwone flagi
Sygnały ostrzegawcze
Bądź ostrożny, jeśli wykonawca: (1) odmawia podania referencji, (2) gwarantuje 'wdrożenie w 4 tygodnie' bez audytu, (3) nie potrafi wymienić konkretnych integracji, jakie wykonał, (4) cena znacząco odbiega od konkurencji w dół (najczęściej oznacza pomijanie audytu / szkoleń), (5) nie chce pisać harmonogramu z kamieniami milowymi do umowy.Po rozmowie z każdym dostawcą oceń
- Czy odpowiedzi były konkretne (a nie ogólnikowe)?
- Czy dostawca pokazał, że rozumie naszą specyfikę?
- Czy zaproponowane podejście jest spójne z dobrymi praktykami?
- Czy referencje wskazują pozytywnie?
- Czy umowa jest jasna i bez niedopowiedzeń?
- Czy jest dobra chemia między ich zespołem a naszym?
Źródła oficjalne
Pomoc w wyborze dostawcy
Pomożemy ocenić oferty wykonawców merytorycznie — porównanie, pytania kontrolne, ocena ryzyk.
Umów konsultację