Lista pytań do dostawcy wdrożenia EZD RP

Zanim wybierzesz wykonawcę wdrożenia, zadaj te pytania. Odpowiedzi pomogą porównać oferty merytorycznie — nie tylko cenowo. Im konkretniejsze odpowiedzi, tym mniejsze ryzyko nieporozumień w trakcie projektu.

Doświadczenie wykonawcy

• Ile wdrożeń EZD RP wykonaliście w ostatnich 24 miesiącach?
• Czy macie referencje z jednostek o podobnej skali do naszej?
• Możemy zadzwonić do 2-3 referencyjnych klientów?
• Ilu macie certyfikowanych konsultantów EZD RP w zespole?
• Czy macie doświadczenie w naszym typie jednostki (gmina/powiat/szkoła/szpital)?
• Czy wdrażaliście już model X (SaaS/on-premise/Private SaaS), który nas interesuje?

Metodologia wdrożenia

• Jak wygląda standardowy harmonogram wdrożenia w jednostce naszej skali?
• Czy wykonujecie audyt przedwdrożeniowy? Co jest jego wynikiem?
• Kto dokładnie u Was prowadzi projekt (kierownik, jego doświadczenie)?
• Jak komunikujecie się z klientem (cykliczne spotkania, raporty)?
• Co robicie, gdy projekt przekracza pierwotny zakres?
• Jak rozwiązujecie eskalacje?
• Czy macie doświadczenie z migracją z EZD PUW / komercyjnych systemów?
• Jaki jest Wasz typowy zakres prac dla integracji KSeF / e-Doręczeń?

Koszty i kontrakt

• Co dokładnie obejmuje cena wdrożenia? (audyt, konfiguracja, integracje, szkolenia)
• Co NIE jest objęte ceną? (np. zakup sprzętu, licencje OS)
• Jakie są koszty ewentualnych zmian zakresu w trakcie projektu?
• Jakie są stawki za godzinę dodatkowych prac?
• Jakie są koszty wsparcia rocznego po wdrożeniu?
• Czy oferujecie różne pakiety wsparcia (basic / standard / premium)?
• Jaki jest standard SLA (czas reakcji, naprawy)?
• Co dzieje się, jeśli przekroczycie harmonogram?
• Czy macie kary umowne za opóźnienia?

Zespół po Waszej stronie

• Jakiego zaangażowania wymagacie od naszego zespołu (osobogodziny / tydzień)?
• Jakie role po naszej stronie są kluczowe?
• Jak długo trwa wdrażanie nowego administratora po Waszej stronie (jeśli się zmieni)?
• Co jeśli kluczowa osoba u Was odejdzie w trakcie projektu?

Bezpieczeństwo i zgodność

• Jak zapewniacie bezpieczeństwo danych w trakcie wdrożenia?
• Czy macie certyfikat ISO 27001 lub podobny?
• Jak postępujecie z danymi testowymi (czy używacie prawdziwych danych)?
• Jakie macie procedury w razie incydentu bezpieczeństwa?
• Czy podpisujecie umowę powierzenia przetwarzania (RODO)?

Po wdrożeniu

• Jakie jest standardowe wsparcie w pierwsze 30 dni po starcie?
• Co dokładnie obejmuje wsparcie roczne?
• Czy szkolenia dla nowych pracowników są objęte wsparciem?
• Jak reagujecie na nowe wersje EZD RP (aktualizacje)?
• Jak długo gwarantujecie wsparcie?
• Co dzieje się, jeśli zdecydujemy się przejść do innego dostawcy?
• Czy zapewniacie eksport danych i dokumentacji w razie zakończenia współpracy?

Czerwone flagi