NASK opublikował w podręczniku EZD RP dokument „Rekomendacje-normatywy. Wewnętrzne wdrożenia systemu EZD RP” (2022, 44 strony) i pięć wzorów do niego. Dzieli on wdrożenie na cztery etapy, a na każdym kierownik jednostki wydaje albo zmienia zarządzenie wewnętrzne. Wzory mają jednak sporo wykropkowanych miejsc — i to w nich kryją się decyzje, których nikt za urząd nie podejmie. Poniżej zebraliśmy je w jednym miejscu.
Cztery zarządzenia — mapa
| Etap | Zarządzenie | Wzór NASK | Co się zmienia w urzędzie |
|---|---|---|---|
| I | Powołanie Zespołu Wdrożenia EZD | zał. 1 | Instancja testowa, pierwsze procedury |
| II | EZD jako narzędzie wspomagające | zał. 2 | Kancelaria rejestruje i skanuje wpływy; system podstawowy dalej tradycyjny |
| III | System tradycyjny z wyjątkami elektronicznymi | zał. 3–5 | Pierwsze klasy JRWA wyłącznie w EZD, składy chronologiczne |
| IV | EZD jako podstawowy system kancelaryjny | § 1 w dokumencie | Papier zostaje tylko jako uzasadniony wyjątek — bez powrotu |
Etap I — decyzje do wpisania
| Temat | Decyzja urzędu | Podpowiedź z rekomendacji |
|---|---|---|
| Przewodniczący zespołu | Kto rozstrzyga spory | Osoba z autorytetem instytucjonalnym — ma głos ostateczny |
| Skład zespołu | Imiennie: prawnik, osoba od przepisów kancelaryjnych, kancelaria, merytoryczni | Koordynator czynności kancelaryjnych (archiwista) powinien być w zespole |
| Koordynatorzy w komórkach | Czy i ilu | W dużych urzędach — pierwsza linia wsparcia i testerzy nowych wersji |
| Kanał zgłaszania błędów | Do kogo idą zgłoszenia techniczne | We wzorze to puste miejsce — trzeba je wypełnić |
Etap II — decyzje do wpisania
| Temat | Decyzja urzędu | Podpowiedź z rekomendacji |
|---|---|---|
| Data startu | Od kiedy EZD jest obowiązkowym narzędziem | Etap II nie dłużej niż 2–3 miesiące, jeśli przepisy pozwalają na sprawy elektroniczne |
| Zakres wspomagania | Które czynności idą przez EZD | Minimum: centralny rejestr wpływów; dalej wychodzące, korespondencja wewnętrzna, dekretacja, sprawy pomocnicze |
| Przesyłki nieotwierane | Lista kategorii | Niejawne, oferty przetargowe, „do rąk własnych”, oferty pracy — rejestrowane z danych na kopercie |
| Limity skanowania | Format i liczba stron | Wpisać konkretne wartości; z czasem je znosić |
| E-maile | Kto rejestruje | Pracownik, który dostał wiadomość na skrzynkę służbową |
| Stary program | Data wyłączenia i dostęp do danych | Po dacie granicznej wprowadzanie danych niedopuszczalne |
Etap III — decyzje do wpisania
To najobszerniejsze zarządzenie (wzór: załącznik 5). Najpierw zespół wybiera klasy JRWA do prowadzenia elektronicznego — najlepiej z tabeli, w której każda komórka podaje przyczynę, dla której sprawy nie da się prowadzić elektronicznie. Od razu widać, czy przeszkodą jest przepis, czy obawa. Dobre na start są klasy wspólne dla wielu komórek (skargi, informacja publiczna, RODO), sprawy wewnętrzne i takie, gdzie przesyłki da się zeskanować w całości.
| Temat | Decyzja urzędu |
|---|---|
| Data graniczna | Od kiedy wskazane klasy są dokumentowane wyłącznie w EZD — i data docelowego przejścia na EZD |
| Punkty kancelaryjne | Kto poza kancelarią przyjmuje i rejestruje przesyłki |
| Składy chronologiczne | Rodzaje (pełny, niepełny, elementów akt, ZPO, listy zwrócone), symbole, adresy — najlepiej scentralizowane |
| Co do składu, a co nie | Lista z przykładami; wątpliwości rozstrzyga koordynator czynności kancelaryjnych |
| Nośniki danych | Kto wgrywa dane, limit MB, zakaz plików niesprawdzonych antywirusem |
| Dekretacja | Wyłącznie w EZD; lista przesyłek wyłączonych z dekretacji kierowników |
| Podpis i wydruki | Weryfikacja podpisów przez prowadzącego, formuła uwierzytelnienia, wysyłka wydruku w trybie art. 39³ Kpa |
| Archiwizacja | Przekazanie po 2 pełnych latach kalendarzowych; kto przygotowuje akta, gdy pracownik odszedł |
| Awaria | Ręczna rejestracja i uzupełnienie rejestrów po usunięciu awarii |
| Dostęp do wszystkich spraw | Administrator, zespół, koordynator, kancelaria, archiwiści — w jakim celu |
| Sprawy sprzed wdrożenia | Kończone po staremu; nowe pisma zamykane opcją „Sprawa prowadzona poza EZD” |
| Odejście pracownika | Przekazanie spraw; przy nieobecności ponad 3 miesiące blokada konta |
Etap IV — co się zmienia w zarządzeniu
Jeśli zarządzenie z etapu III jest kompletne, wystarczy zmienić § 1: podstawowym sposobem dokumentowania staje się EZD, a załącznik nr 1 zawiera klasy prowadzone wyjątkowo papierowo. Przepisy nie określają, ile klas musi być elektronicznych. Każdy wyjątek powinien mieć powód: przepis wymagający papieru, prowadzenie spraw w systemie dziedzinowym albo ważne przyczyny techniczno-organizacyjne. Decyzja jest nieodwracalna (§ 1 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej), a najprościej wprowadzić ją od 1 stycznia.
Co zaktualizować względem wersji z 2022 r.
- e-Doręczenia — dokument pisze głównie o ePUAP; zapisy o wysyłce i dowodach doręczenia trzeba dopasować do e-Doręczeń
- Awaria — krótki paragraf warto zastąpić nowszymi rekomendacjami NASK o ciągłości działania przy niedostępności systemu klasy EZD (2026)
- Wersja B — nazwy funkcji i ścieżki menu we wzorach dotyczą starszej wersji systemu
- Horyzont — planowany obowiązek pracy w EZD najwcześniej od 1 stycznia 2029 r. daje czas na spokojne przejście etapów
Pełne omówienie dokumentu etap po etapie, z typowymi błędami przy korzystaniu ze wzorów, opublikowaliśmy w artykule Rekomendacje-normatywy wewnętrzne wdrożenia EZD RP — omówienie.
- Wszystkie wykropkowane miejsca wzoru wypełnione decyzjami urzędu
- Data graniczna wpisana konkretnie, nie „po zakończeniu testów”
- Opisy funkcji sprawdzone na instancji testowej w wersji, na której pracuje urząd
- Koordynator czynności kancelaryjnych zaopiniował wybór klas i wyjątki
- Kancelaria wie, jak sortować wpływy i co trafia do składu
- Pracownicy przeszkoleni przed datą graniczną, nie po niej
Przygotujemy zarządzenia na kolejne etapy na podstawie wzorów NASK — z Waszym wykazem akt, strukturą i terminami.
Umów konsultacjęNajczęstsze pytania
Czy wzory zarządzeń NASK są obowiązkowe?
Nie. To rekomendacje i przykładowe zapisy. Urząd może je dostosować albo napisać zarządzenia samodzielnie, byle zgodnie z obowiązującą go instrukcją kancelaryjną.
Ile zarządzeń trzeba wydać przy wdrożeniu EZD RP?
Według rekomendacji NASK zwykle cztery kroki: powołanie zespołu, zarządzenie o EZD jako narzędziu wspomagającym, zarządzenie z wyjątkami elektronicznymi i zmiana § 1 wskazująca EZD jako system podstawowy. Mniejsze urzędy łączą czasem pierwsze dwa.
Gdzie pobrać rekomendacje-normatywy NASK?
W podręczniku EZD RP, w zakładce Wzory i szablony, sekcja Materiały dla jednostek wdrażających — razem z załącznikami 1–5.
Czy dokument z 2022 r. jest aktualny?
W głównych założeniach tak, ale fragmenty o ePUAP, awarii systemu i nazwach funkcji trzeba dopasować do e-Doręczeń, nowszych rekomendacji NASK i wersji B systemu.